Kunstsammlung digitalisieren und verwalten

Kunstsammlungen entstehen meist über einen Zeitraum von mehreren Jahrzehnten. Neue Werke kommen hinzu, andere hingegen verlassen die Sammlung wieder. Soll ein Werk später geschätzt, verkauft oder an ein Museum verliehen werden, ist es wichtig, die nötigen Informationen parat zu haben. Die Inventarisierung der eigenen Sammlung hilft daher nicht den Überblick zu bewahren, sie trägt auch dazu bei, Werte zu sichern und die eigenen Investments besser zu managen.

In diesem Beitrag widmen wir uns dem Thema digitale Sammlungsverwaltung, bzw. der Inventarisierung und Digitalisierung der eigenen Kunstsammlung. Was sich zunächst recht kompliziert und aufwändig anhört, ist mit modernen Softwarelösungen heute meist einfach zu bewältigen. Wir haben einige Tipps zur digitalen Sammlungsverwaltung zusammengefasst und bedanken uns an dieser Stelle auch bei Victoria Dejaco von simplify.art für die spannenden Einblicke.

Am Ende des Beitrages  findet sich zudem eine einfach und kostenlose Excel-Vorlage, die zur Verwaltung kleinerer Kunstsammlungen verwendet werden kann.

Ab wann benötigt man eine digitale Sammlungsverwaltung?

… oder anders gefragt, wann kommt die Excel-Liste an ihre Grenzen? Es macht durchaus Sinn, bereits ab dem ersten Kunstwerk für eine gewisse Ordnung zu sorgen und die wichtigsten Unterlagen und Informationen zum Werk an einem Ort zu vereinen.

Zwar genügt den vielen Sammlerinnen und Sammlern anfangs noch eine einfache Excel-Liste, um die Basisinformationen zu ihren Kunstwerken zu erfassen. Mit steigender Sammlungstätigkeit verändern sich häufig aber auch die Anforderungen. Neue Themen wie z.B. Versicherung, Museumsleihgaben oder die Hängung in der Ferienwohnung spielen plötzlich eine Rolle.

Wenn die eigene Sammlung erst einmal 50 oder 100 Kunstwerke umfasst, wird es immer schwieriger, mit einer Excel-Liste den Überblick zu behalten. Einerseits steigt die Komplexität, möchte man bspw. zusätzliche Informationen zu den Werken erfassen, andererseits sind die Möglichkeiten von Excel begrenzt und sinkt mit der Informationsdichte die Übersichtlichkeit. Oft wird dann viel Geld ausgegeben, um die Daten aus Excel und anderen Quellen in eine professionelle Sammlungssoftware zu übertragen. Es kann sich also durchaus lohnen, sich bereits frühzeitig mit einer professionellen Lösung auseinanderzusetzen.

Welche Informationen zum Kunstwerk sollten dokumentiert werden?

Wichtig, bei der Erstellung einer Sammlungsübersicht, sind neben den fünf Basisinformationen zum Kunstwerk (Name des Künstlers bzw. der Künstlerin, Titel der Arbeit, Entstehungsjahr, Technik, Dimensionen) vor allem die folgenden Angaben und Dokumente:

  • Fotos zum Werk,
  • Echtheitsbestätigungen oder Nummer im Werkverzeichnis,
  • Aktueller Versicherungswert,
  • Angaben zu früheren Besitzern und
  • Angaben zum Kaufpreis.

Zudem empfiehlt es sich auch weitere Details, wie z.B. eine Installationsanleitung, den aktuellen Standort, Erwähnungen in Katalogen und Angaben zu Ausstellungen, in denen das Werk bereits gezeigt wurde, ebenfalls zu dokumentieren.

Screenshot Quelle: simplify.art

In welchen Situationen ist eine Sammlungsverwaltung hilfreich?

Wie zuvor erwähnt, können sich bereits mit dem Umfang der Kunstsammlung neue Anforderungen an die Dokumentation ergeben. Andererseits gibt es auch unterschiedliche Situationen, in denen eine professionelle und digitale Sammlungsverwaltung helfen kann, Zeit zu sparen und die notwendigen Informationen bequem weiterzuleiten. Häufige Situationen sind u.a.

Schätzung von Kunstwerken

Egal ob zur Vorbereitung eines Verkaufs, zur Aktualisierung der Versicherungspolice oder um den Kunstnachlass zu planen, die Gründe ein Kunstwerk schätzen zu lassen sind vielfältig. Bei der Kunstbewertung spielen mehrere Faktoren eine Rolle, u.a. die weiter oben genannten fünf Basisinformationen aber auch das Motiv sowie ggf. Echtheitszertifikate, die Ausstellungshistorie oder prominente Vorbesitzer. Eine professionelle Lösung bietet idealerweise eine Möglichkeit, Daten, Dokumente und Fotomaterial, mit nur wenigen Klicks, an die Experten weiterzuleiten.

Aktualisierung der Versicherung

Preise für Kunstwerke weisen üblicherweise eine gewisse Volatilität auf und verändern sich im Laufe der Zeit. Immer wieder kommt es vor, dass Kunstwerke an Wert gewinnen, andere hingegen aber deutlich verlieren. Entsprechend kann es nötig werden, die Versicherungspolice anzupassen. Um die eigenen Kunstwerke richtig zu versichern, benötigen die Versicherungsunternehmen nicht nur die Basisinformationen, sondern mitunter auch weitere Dokumente und Details zum aktuellen Verkehrswert der jeweiligen Objekte.

Leihgaben für Ausstellungen

Eine Auszeichnung für jede Privatsammlung ist es, wenn die eigenen Kunstwerke für Ausstellungen angefragt werden. Fragt ein Museum bestimmte Werke an, werden nicht nur die Basisinformationen zum Werk benötigt, sondern u.U. auch Bildmaterial sowie Angaben zu Vorbesitzern und dem aktuellen Versicherungswert. Mit einer professionellen Sammlungsverwaltung ist es i.d.R. möglich, diese Informationen mit nur wenigen Klicks zu erhalten.

Nachlassplanung

Soll eine Kunstsammlung an die nächste Generation weitergegeben werden, empfiehlt es sich, frühzeitig möglichst viele Informationen zu den Werken zu sammeln. Gerade bei historischen Werken bekannter Künstlerinnen und Künstlern, spielt die Provenienz bzw. die früheren Besitzverhältnisse eine bedeutende Rolle. Daher sollte noch zu Lebzeiten das Wissen zu jedem Kunstwerk der Sammlung festgehalten und dokumentiert werden. Dazu zählen insb. Informationen zur Herkunft der einzelnen Arbeiten, ihrer Vorbesitzer und den Umständen des Kaufes.

Wiederverkauf von Werken

Auch wenn man ein Kunstwerk wieder veräußern möchte, ist es hilfreich, sämtliche Informationen und Dokumente an einem Ort versammelt zu haben, diese schnell abrufen bzw. auch weiterleiten zu können. Bestenfalls finden sich in den eigenen Aufzeichnungen auch Informationen zum ursprünglichen Kaufpreis, die u.U. bei der Preisverhandlung eine Rolle spielen können.

Welche Funktionen benötigt man bei einer digitalen Sammlungsverwaltung?

Integration bestehender Daten

Einige Anbieter stellen ihren Kunden einen Service zur Verfügung, der ihnen dabei hilft, Daten aus älteren Systemen zu übernehmen und so die bestehende Kunstsammlung in das neue System aufzunehmen. Das vereinfacht den Umstieg deutlich und spart zudem Zeit.

Werke hinzufügen und aktualisieren

Eine der größten Herausforderungen ist es, neue Werke in die Sammlungsverwaltung einzupflegen. Gute Softwarelösungen zeichnen sich dadurch aus, dass die Informationen bequem und intuitiv, mit nur wenigen Schritten eingegeben und aktualisiert werden können – häufig auch bequem von unterwegs.

Sammlung am Smartphone oder Tablet

Egal ob daheim auf der Couch, bei einem Abendessen mit Freunden oder beim Besuch einer Kunstmesse, gute Sammlungsverwaltungen bieten die Möglichkeit, die wichtigsten Daten auch bequem am Smartphone oder Tablet aufzurufen. So haben Sammlerinnen und Sammler die Möglichkeit, bequem durch die ihre Kunstsammlung zu stöbern oder sich mit Anderen über die eigenen Werke auszutauschen.

Informationen bequem exportieren und teilen

Eine der wichtigsten Funktionen digitaler Sammlungsverwaltungen ist es, ausgewählte Daten zu selektieren und diese in verschiedenen Formaten zu exportieren. Während für den Verkauf z.B. ein PDF mit umfangreichen Informationen und Fotos benötigt wird, reicht für die Versicherung evtl. eine einfache Werkliste. Geeignete Programme geben Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zum Export der gewünschten Informationen und zu deren direkten Weiterleitung per Email oder beispielsweise WhatsApp.

Kunstsammlung Datenexport
Screenshot Quelle: simplify.art

Für wen eignet sich somit eine digitale Sammlungsverwaltung?

Eine digitale Sammlungsverwaltung empfiehlt sich aus unserer Sicht nicht nur für all jene, die ambitioniert mit dem Kunstkauf beginnen, sondern auch für etablierte Sammlerinnen und Sammler, die Ordnung in ihre Unterlagen bringen möchten.

Aber auch Künstlerinnen und Künstlern hilft eine elektronische Sammlungsverwaltung u.U. dabei, zwischen Leihgaben und verschiedenen Ausstellungen nicht den Überblick über die Standorte ihrer Arbeiten zu verlieren. Zudem können die Daten des Programmes später dazu genutzt werden, um Sammlerinnen und Sammler zu informieren, einen Überblick über die eigene Produktion zu erlangen oder gar ein eigenes Werkverzeichnis zu erstellen.

Mehr über simplify.art

simplify.art bietet eine einfach und intuitive Lösung zur Verwaltung der eigenen Kunstsammlung. Innerhalb weniger Sekunden kann man über das Smartphone neue Werke hinzufügen, Daten aktualisieren, seine Kunstwerke filtern oder aber einfach durch die eigene Sammlung stöbern. simplify.art gibt es in einer kostenlosen sowie in eine kostenpflichtigen Version. Letztere hat etwas umfangreichere Funktionen und kann zudem auch bequem am PC und Laptop bedient werden. Jetzt ausprobieren und die kostenlose App herunterladen. Mehr Informationen auch unter www.simplify.art

Excel-Liste für die Kunstsammlung

Wir haben noch eine einfache und kostenlose Excel-Vorlage erstellt, mit der man beginnen kann, die eigene Kunstsammlung zu organisieren. Wie oben bereits erwähnt, kann sich Excel lohnen, sofern die Sammlung nur wenige Objekte umfasst und man einfach etwas Ordnung halten möchte.

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