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Kunstsammlungen entstehen meist über einen Zeitraum von mehreren Jahrzehnten. Neue Werke kommen hinzu, andere hingegen verlassen die Sammlung wieder. Soll ein Werk später geschätzt, versichert, verkauft oder gar an ein Museum verliehen werden, ist es wichtig, die nötigen Informationen parat zu haben. Die Inventarisierung der eigenen Sammlung hilft aber nicht nur dabei den Überblick zu bewahren, sie trägt auch dazu bei, Werte über Generationen hinweg zu sichern.
In diesem Beitrag dreht sich alles um das Thema digitales Kunstmanagement aus Sicht von Sammlungen und Stiftungen. Wo früher oft noch händische Aufzeichnungen oder Excel-Listen regierten, gibt es heute moderne Tools zur digitalen Sammlungsverwaltung. Mit modernen Softwarelösungen, wie beispielsweise Artbutler, lassen sich Kunstsammlungen heute mit wenigen Schritten digitalisieren und so effizient verwalten. Mehr Informationen dazu im folgenden Beitrag.
Ab wann benötigt man eine digitale Sammlungsverwaltung?
Viele Sammlerinnen und Sammler beginnen zunächst mit händischen Aufzeichnungen und einfachen Excel-Tabellen, um grundlegende Informationen wie Künstler, Titel, Technik, Maße sowie Informationen zum Ankauf zu erfassen. Doch mit dem Wachstum einer Sammlung steigen auch die Anforderungen, unabhängig davon, ob es sich um eine private Sammlung, eine Stiftung oder eine institutionelle Sammlung handelt.
Spätestens wenn Themen wie Versicherungswerte, Leihgaben an Museen, Standortverwaltung, Kontaktpflege oder auch die Hängung in verschiedenen Räumen, wie etwa im Ferienhaus in Kitzbühel relevant werden, stoßen klassische Excel-Listen schnell an ihre Grenzen. Die zunehmende Komplexität macht es schwierig, bei einer wachsenden Kunstsammlung den Überblick zu behalten und auf alle Informationen schnell und zuverlässig zuzugreifen.
Erfahrungsgemäß wird der Umstieg auf eine professionelle Lösung oft erst dann in Erwägung gezogen, wenn die Sammlung bereits aus mehreren Dutzend oder gar Hunderten Werken besteht und der Aufwand, bestehende Daten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren, entsprechend groß ist. Entsprechend kann es sich lohnen, bereits frühzeitig über eine digitale Sammlungsverwaltung nachzudenken. Eine strukturierte Erfassung der Daten zu Kunstwerken, zu deren Ankauf und aktuellem Standort schafft nicht nur Transparenz und Effizienz, sondern legt auch das Fundament für den langfristigen Werterhalt und die professionelle Weiterentwicklung der Sammlung.
Welche Informationen zum Kunstwerk sollten dokumentiert werden?
Wichtig, bei der Erstellung einer Sammlungsübersicht, sind neben den fünf Basisinformationen zum Kunstwerk (Name des Künstlers bzw. der Künstlerin, Titel, Entstehungsjahr, Technik, Dimensionen) vor allem die folgenden Angaben und Dokumente:
- Fotos zum Werk,
- Echtheitsbestätigungen oder Nummer im Werkverzeichnis,
- Aktueller Versicherungswert,
- Angaben zu früheren Besitzern und
- Angaben zum Kaufpreis.
Zudem empfiehlt es sich auch weitere Details, wie z.B. eine Installationsanleitung, den aktuellen Standort, Erwähnungen in Katalogen oder auch Angaben zu Ausstellungen, in denen das Werk bereits gezeigt wurde, ebenfalls zu dokumentieren.
In welchen Situationen ist eine digitale Sammlungsverwaltung hilfreich?
Wie zuvor bereits erwähnt, steigen mit dem Umfang der Kunstsammlung meist auch deren Komplexität sowie die Anforderungen an die Verwaltung. Doch nicht nur der Werkumfang, sondern auch konkrete Anlässe machen eine professionelle, digitale Lösung sinnvoll, insbesondere dann, wenn Informationen effizient bereitgestellt oder weitergegeben werden müssen. Typische Situationen sind unter anderem:
1. Schätzung von Kunstwerken
Egal ob zur Vorbereitung eines Verkaufs, zur Aktualisierung einer Versicherung oder im Rahmen der Nachlassplanung, es gibt viele Gründe, ein Kunstwerk schätzen zu lassen. Neben den grundlegenden Werkdaten spielen bei der Kunstbewertung auch Faktoren wie das Motiv, die Ausstellungshistorie, Echtheitszertifikate oder prominente Vorbesitzer eine Rolle. Eine professionelle Sammlungsverwaltung ermöglicht es Ihnen, sämtliche relevanten Informationen, Bilder und Dokumente strukturiert zu erfassen und unkompliziert an Expertinnen und Experten weiterzuleiten, beispielsweise als PDF-Export.
2. Aktualisierung der Versicherung
Kunstwerke unterliegen teils erheblichen Wertschwankungen, sei es durch Marktentwicklungen, Künstlerkarrieren oder externe Einflüsse. Eine regelmäßige Aktualisierung der Versicherungspolice ist daher essenziell. Um die eigenen Kunstwerke richtig zu versichern, benötigen die Versicherungsunternehmen nicht nur die Basisinformationen, sondern mitunter auch weitere Dokumente und Details zum aktuellen Verkehrswert der jeweiligen Werke.
3. Leihgaben für Ausstellungen
Wird ein Werk für eine Ausstellung angefragt, ist dies nicht nur eine Ehre für jeden Sammler, sondern bringt mitunter auch organisatorische Anforderungen mit sich. Neben Titel, Technik und Maßen werden oft Bildmaterial, Angaben zur Provenienz und aktuelle Versicherungswerte benötigt. Mit dem richtigen Sammlungs-Tool stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen schnell auffindbar und weiterleitbar sind. Zudem ermöglicht es einen professionellen Auftritt gegenüber Kuratoren und Institutionen.
4. Nachlassplanung
Die strukturierte Dokumentation einer Kunstsammlung sollte einen zentralen Baustein der Nachlassplanung darstellen, insbesondere bei Werken mit hoher historischer oder finanzieller Bedeutung. Provenienzen, Informationen zum Ankauf und Hintergrundinformationen zum Werk sollten möglichst vollständig festgehalten werden, solange dieses Wissen noch verfügbar ist. Eine digitale Sammlungsverwaltung schafft hier nicht nur Ordnung, sondern sorgt für langfristige Nachvollziehbarkeit und Werterhalt über Generationen hinweg.
5. Wiederverkauf von Werken
Sammlungen wachsen nicht nur, sie verändern sich auch im Laufe der Zeit und erhalten mitunter einen neuen Fokus. Wer ein Kunstwerk verkaufen möchte, profitiert erheblich davon, wenn alle relevanten Informationen zentral vorliegen: von der Werkbeschreibung über Kaufbelege bis hin zu Fotos und Echtheitszertifikaten. Auch frühere Kaufpreise können bei Preisverhandlungen hilfreich sein. Das richtige Sammlungs-Tool unterstützt Sie dabei, alle Daten schnell griffbereit zu haben und professionell aufzubereiten, ein klarer Vorteil und eine Erleichterung im Verkaufsprozess.
Welche Funktionen benötigt man bei einer digitalen Sammlungsverwaltung?
Eine zeitgemäße Software zur Sammlungsverwaltung geht weit über eine reine Datenbank hinaus. Sie unterstützt Sammlerinnen, Sammler sowie Stiftungen nicht nur bei der strukturierten Erfassung ihrer Werke, sondern auch in der täglichen Praxis, von der Datenmigration über den mobilen Zugriff bis hin zum Teilen relevanter Informationen mit Dritten. Im Idealfall wird sie zu einem flexiblen und stets verfügbaren Werkzeug, das sich an die individuellen Anforderungen einer Sammlung anpasst.
- Integration bestehender Daten: Der Einstieg in eine neue Software sollte so reibungslos wie möglich erfolgen. Professionelle Anbieter unterstützen Sie beim Import bestehender Informationen aus Excel-Tabellen oder älteren Datenbanksystemen. Dadurch lassen sich bestehende Werkdaten unkompliziert übernehmen, was nicht nur Zeit, sondern auch Kraft und Energie spart.
- Intuitive Verwaltung: Das Herzstück jeder Sammlungssoftware ist die einfache und strukturierte Erfassung neuer Werke. Ein gutes Tool ermöglicht Ihnen die Eingabe relevanter Informationen, von Werkdetails über Bildmaterial bis hin zu Provenienzen oder Versicherungswerten, in wenigen, logisch aufgebauten Schritten. Die Nutzeroberfläche sollte so gestaltet sein, dass Aktualisierungen mühelos und bei Bedarf auch unterwegs durchgeführt werden können, etwa nach dem Besuch einer Messe oder eines Museums.
- Sammlung am Smartphone oder Tablet: Egal ob daheim auf der Couch, bei einem Abendessen mit Freunden oder beim Besuch einer Kunstmesse, gute Sammlungsverwaltungen bieten die Möglichkeit, die wichtigsten Daten auch bequem am Smartphone oder Tablet aufzurufen. So haben ´Sie die Möglichkeit, bequem durch die Ihre Kunstsammlung zu stöbern oder sich mit Anderen über die eigenen Werke auszutauschen.
- Informationen bequem exportieren und teilen: Ob für den Verkauf, eine Versicherung, eine Leihanfrage oder den Austausch mit Experten: Gute Sammlungsverwaltungen bieten flexible Exportfunktionen. Sie erlauben die Erstellung maßgeschneiderter PDFs und Werklisten, wahlweise mit Bildern, technischen Details, Preisen oder auch Kontaktdaten. Diese sollten sich direkt aus dem System heraus per E-Mail oder über Messenger-Dienste wie WhatsApp versenden lassen.
- Zugriffsverwaltung: Gerade bei Stiftungen und größeren Sammlungen arbeiten häufig mehrere Personen mit der Software. Hier ist es wichtig, dass unterschiedliche Benutzerrollen definiert und Zugriffsrechte individuell verwaltet werden können, etwa für Kuratoren, Mitarbeiter, Direktoren oder Externe.
Für wen eignet sich somit eine digitale Sammlungsverwaltung?
Eine digitale Sammlungsverwaltung ist längst kein Tool mehr nur für große Institutionen oder professionelle Kuratoren. Sie bietet echten Mehrwert für eine Vielzahl von Akteurinnen und Akteuren im Kunstbetrieb:
Privatpersonen und ambitionierte Sammlerinnen und Sammler profitieren von Beginn an von einer strukturierten Erfassung ihrer Werke, sei es zur Dokumentation, Wertentwicklung oder einfach zur eigenen Übersicht. Wer frühzeitig auf ein professionelles System setzt, schafft sich eine verlässliche Grundlage für den nachhaltigen Aufbau der eigenen Kunstsammlung.
Etablierte Sammler und Sammlerinnen, die bereits über umfangreiche Bestände verfügen, können mit einer digitalen Lösung Ordnung in gewachsene Strukturen bringen und wichtige Informationen zentral bündeln, sei es für Versicherungen, Leihgaben oder auch im Hinblick auf die Nachlassplanung.
Künstlerinnen und Künstler wiederum behalten mit einer digitalen Verwaltung den Überblick über den Verbleib ihrer Werke, sei es in Galerien, bei Sammlerinnen und Sammlern oder im Rahmen von Ausstellungen. Zudem ermöglicht eine professionelle Lösung die systematische Dokumentation des eigenen Œuvres und kann die Grundlage für ein Werkverzeichnis bilden.
Kurzum: Eine digitale Sammlungsverwaltung bietet für unterschiedlichste Zielgruppen, von der Einzelperson bis zur Stiftung, eine strukturierte, zukunftssichere Lösung für den professionellen Umgang mit Kunstwerken.
Danke abschießend noch an Isabel von Artbutler für die interessanten Einblicke. Seit über 20 Jahren entwickelt Artbutler in Berlin Softwarelösungen für das digitale Management und die Präsentation von Kunstwerken. Das Unternehmen unterstützen Galerien, Künstler:innen und Sammler:innen dabei, ihre Werke und Kontakte einfach zu organisieren, zu präsentieren und zu verwalten – lokal oder in der Cloud. Die Nähe zur Kunstszene, das klare Design und die einfache Bedienung machen Artbutler besonders. So bleibt mehr Zeit für das, worum es wirklich geht: die Kunst.
Mehr Informationen zu Artbutler finden Sie auch auf der Webseite Artbutler.com.
